Ce court document explique pourquoi il ne faut pas utiliser des formats propriétaires tels que Microsoft Word ou Microsoft Excel pour diffuser de l'information.
Lorsque l'on a besoin de travailler, entre collaborateurs, sur un même document, il faut se mettre d'accord préalablement sur un format d'échange permettant à chacun de faire les modifications nécessaires. Pour cela, il faut que l'ensemble des collaborateurs disposent d'un outil leur permettant de modifier un document au format choisi.
Par exemple, il est possible, si tous les collaborateurs disposent du système d'exploitation payant Microsoft Windows ou Mac OS et des outils payants Microsoft Office, d'utiliser pour travailler les formats propriétaires Microsoft Word ou le format Microsoft Excel. Du moment que tous les collaborateurs sont d'accord, cela ne pose aucun problème (si ce n'est celui de la fiabilité, que nous n'aborderons pas ici).
La diffusion est une autre histoire. Lorsque vous souhaitez diffuser un document à un ensemble de personnes, vous ne pouvez pas supposer que ces personnes disposent des mêmes logiciels que vous, ni, s'ils les ont, des mêmes versions. Leur envoyer un document dans un format propriétaire signifie que vous voulez qu'ils achètent les mêmes logiciels que vous pour pouvoir les relire.
Fort heureusement, il existe d'autres moyens pour diffuser un document: il vous suffit d'utiliser des formats standards. Par exemple, le format HTML a été normalisé par le consortium W3. Il est possible d'écrire, sur toutes les plates-formes existantes, un logiciel qui comprendra ce format.
Un autre format très simple est le format texte: lorsqu'un document ne comprend que du texte, les fioritures ne sont pas nécessaires et ne clarifient pas le contenu du document. De plus, vous êtes sûr que tous vos interlocuteurs pourront vous lire, pour peu que vous partagiez le même jeu de caractères.
Les documents de travail contiennent une masse d'informations utiles. Par exemple, il est en général possible de revenir à une version antérieure dans un traitement de texte. De même, dans une feuille de calcul, les formules utilisées peuvent être visualisées et modifiées, et des colonnes non affichées peuvent recenser d'autres données telles que le taux de réduction appliqué ou la marge brute.
Lorsque vous distribuez une offre commerciale ou un texte que vous avez retravaillé, vous ne souhaitez probablement pas que le destinataire puisse avoir accès à toutes ces informations. Votre client saurait ainsi par exemple que vous avez hésité quant au taux de remise à appliquer, et que vous ne lui avez pas attribué le meilleur.
Lorsque vous distribuez un document dans un format adéquat, comme HTML, PDF ou PostScript, vous contrôlez beaucoup plus finement ce qui est transmis à vos lecteurs. Les informations cachées ne sont tout simplement pas incluses dans le document final, et les formules ne sont pas visibles.
L'archivage des documents pose un problème supplémentaire. Supposons que vous archiviez vos documents au format propriétaire Microsoft Word sur un CDROM, et que, cinq ans plus tard, vous souhaitiez les relire. Il existe plusieurs solutions:
Si vous aviez choisi de sauvegarder vos documents dans un format ouvert et structuré (comme XML par exemple), vous avez la garantie de pouvoir les reconstituer facilement, même en cas de changement radical de la technologie. Si vous n'en avez pas les compétences vous-même, vous pourrez engager un informaticien qui pourra écrire ce filtre pour vous sans violer aucune licence.
L'utilisation d'un logiciel propriétaire tel que Microsoft Word entraîne des problèmes de sécurité:
Un autre point mérite amplement d'être abordé: l'accès libre par tous à l'information. À l'heure où l'on souhaite faciliter l'accès au réseau aux plus pauvres (qu'ils s'agissent des pauvres des pays riches du Nord ou des pauvres des pays pauvres du Sud), il semble étrange de leur imposer de fait des contraintes qu'ils ne pourront satisfaire:
De plus, qui garantit que, dans quelques années, les compagnies vendant aujourd'hui des logiciels qui enregistrent leurs documents dans un format propriétaire et non documenté existeront toujours? Dans ce cas, qu'est-ce qui garantit que ces documents seront encore lisibles et exploitables?
La conclusion est simple: essayez, autant que possible, d'envoyer votre document au format texte, HTML, PDF ou PostScript.